Wie wäre es, wenn die Buchhaltungsunterlagen am Monatsanfang automatisch in der Steuerberatungskanzlei bzw. im Buchhaltungsbüro landen würden? Was für viele KMUs und Steuerberatungskanzleien noch nach Utopie klingt, ist längst möglich.
Um es gleich vorwegzunehmen: Es ist ein keine Magie. Weder Maschine, noch Roboter, noch Künstliche Intelligenz erledigt das auf Knopfdruck.
Wichtigste Voraussetzung ist, dass die Organisation der Buchhaltung und der digitale Prozess gut durchdacht und abgestimmt sind. Sowohl Kunde als auch Steuerberatungskanzlei müssen zusammenarbeiten und sich aufeinander abstimmen.
Dazu gehört eine strukturierte Analyse der Unternehmensabläufe
Bankdaten werden idealerweise über Datenträger eingelesen und ohne Zutun des Kunden in die Buchhaltungssoftware eingelesen. Der tricky part dabei: Spesenrechnungen, Kreditkartenbelege, Belege aus Portalen wie Amazon Prime Business, Easy Park…. Also die, die einfach für beide Seiten lästig sind. ;-)
Die gute Nachricht: Es gibt viele Möglichkeiten und gefühlt kommen täglich neue Tools dazu. Beispielsweise Apps, mit denen Belege automatisch in die Cloud der Steuerberatungskanzlei geladen werden können. Oder Tools wie getmyinvoices oder invoicefetcher, die sich die Belege direkt in den Portalen holen.
Viele kleine Unternehmen setzen auf intuitive Programme wie Sevdesk, FinanzFenster, Lexoffice oder Domonda. Diese Cloud-Lösungen decken die wichtigsten Buchhaltungsaufgaben ab und können ohne tiefgehende Buchhaltungskenntnisse bedient werden:
In der Praxis haben Steuerberatungskanzleien oft Probleme mit den Schnittstellen zu Sevdesk & Co. Wenn das Know-How oder die technische Überleitung in die Software der Steuerberatungskanzlei schwierig ist, passiert es häufig, dass Belege, die zwar papierlos in Sevdesk vorhanden wären, ausgedruckt und manuell eingebucht werden. Das bedeutet: Mehr Aufwand in der Steuerberatungskanzlei und mehr Kosten, die der Kunde tragen muss.
Um das zu vermeiden, müssen sich Steuerberatungskanzleien mit den Schnittstellen zu diesen Cloud-Lösungen auseinandersetzen. Für gängige Kanzleisoftware wie BMD oder RZL gibt es programmierte Schnittstellen, mit denen sich die Buchungen aus Sevdesk & Co überleiten lassen. Es gehört Ausprobieren und Feintuning dazu. Sobald die Daten automatisch übergeleitet werden, wird das Durchhaltevermögen belohnt – Für die Steuerberatungskanzlei und vor allem für den Kunden.
Eine andere Lösung ist die direkte Anbindung an die Steuerberatungssoftware. Viele Kanzleien stellen Onlineportale zur Verfügung, die mit der Kanzleisoftware verbunden sind (zB BMD.Com, …). Der Vorteil ist, dass die Schnittstelle zur Steuerberatungskanzlei perfekt eingerichtet ist und die Kosten für den Kunden relativ niedrig sind.
Ob Einzelunternehmen oder KMU: Wenn alle Buchhaltungsprozesse aufeinander abgestimmt sind, ist der Weg zur fertig vorbereiteten Buchhaltung am 1. des Monats frei. 😉
Ob Sie sich als Unternehmen die Buchhaltung erleichtern oder als Steuerberatungskanzlei effizienter arbeiten möchten: Ich unterstütze Sie bei der Analyse, der Auswahl der richtigen Tools und bei der Umsetzung eines funktionierenden digitalen Prozesses.
Lassen Sie uns gemeinsam Ihre Prozesse optimieren und einen nachhaltigen Mehrwert schaffen.
