Sharepoint als Gamechanger im Wissensmanagement

Warum Wissensmanagement so oft scheitert

Eine der größten Herausforderungen in Steuerberatungskanzleien ist der Umgang mit Wissen:

• Wie machen wir Informationen für alle verfügbar?
• Wie stellen wir sicher, dass die Prozess- und Schulungsunterlagen aktuell, vollständig und richtig sind?

Kanzleien haben oft Leitfäden und Checklisten, um die fachliche Qualität ihrer Leistungen zu gewährleisten. Grundlegende Prozesse werden jedoch oft nicht dokumentiert oder regelmäßig gepflegt. Es fehlen klare Verantwortlichkeiten und vor allem: ein Tool, das alle verschiedenen Arbeitsanweisungen, Vorlagen und fachlichen Informationen wie Zeitschriften oder sonstige Datenbanken an einem Ort zusammenführt.

Genau hier kommt SharePoint ins Spiel.

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Warum ich SharePoint liebe (und Sie es auch tun werden)

Mit SharePoint kann ein Intranet erschaffen werden, das alle wichtigen Informationen, Vorlagen und fachlichen Unterlagen bündelt und allen Mitarbeitenden zugänglich macht – immer aktuell, immer übersichtlich. Es ist der Ort, an dem sich die Mitarbeitenden zentral über die Kanzlei, die Unternehmenskultur, Events, Neuigkeiten, Organisation und Fachliches informieren können.

• Die komplette Teamkommunikation läuft über SharePoint statt über überfüllte Outlook-Postfächer.
• Die einzelnen Bereiche (z.B. Buchhaltung, Bilanzierung, Personalverrechnung) haben eigene Teamseiten für ihr Spezialwissen.
• Durch die Integration mit Künstlicher Intelligenz können virtuelle Agents auf alle Inhalte in SharePoint zugreifen und schnell präzise Antworten liefern. Dies führt zu einer deutlichen Zeitersparnis, da Mitarbeitende nicht mehr manuell nach Dokumenten suchen müssen, sondern die Agenten einfach nach den benötigten Informationen fragen können.

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SharePoint: Die Wunderwaffe für Wissen

Die Vorteile im Überblick:

• Zugänglichkeit: Wissen ist überall und jederzeit verfügbar – ob am PC, Tablet oder Handy.
• Aktualität: Schluss mit veralteten Dokumenten oder Mitarbeiterhandbüchern. Alles wird zentral verwaltet und ist immer auf dem neuesten Stand.
• Struktur: Klare Bereiche wie „Buchhaltung“, „Bilanzierung“ oder „Team-News“ machen es einfach, das Richtige zu finden.
• Kommunikation: Informationen werden auf Teamseiten veröffentlicht, nicht in E-Mail-Postfächern begraben.
• Effizienz durch Automatisierung: Mit Tools wie Power Automate, Forms oder (CoPilot) Agents werden Routineaufgaben automatisiert (z.B. Onboarding, Urlaubsanträge).
• Suchfunktion & Rollenrechte: Mit erweiterten Suchfunktionen finden Sie relevante Inhalte in Sekunden, und rollenbasierte Zugriffsrechte schützen sensible Daten.

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So bringt SharePoint Mehrwert

1. Onboarding leicht gemacht: Neue Mitarbeitende? Kein Problem! Mit SharePoint erstellen Sie eine Blended Learning-Plattform, die Wissen und Aufgaben perfekt kombiniert. Von „Willkommen im Team!“ bis „So funktioniert die BMD-Software“ – alles an einem Ort.
2. Teamgeist und Unternehmenskultur: Fotos von Teamevents? News aus der Kanzlei? Mit SharePoint gestalten Sie eine Plattform, die nicht nur informiert, sondern auch verbindet. Ihre Mitarbeitenden werden sich damit identifizieren.
3. Integration mit anderen Microsoft 365 Tools: Ob Microsoft Teams, Forms, Planner, OneNote, CoPilot, … Diese Tools lassen sich perfekt in SharePoint integrieren.

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Ein Blick in die Zukunft: KI und CoPilot

Mit Microsoft CoPilot und Agents heben Sie Ihre Produktivität auf ein ganz neues Level. Die KI unterstützt bei der Bearbeitung von Dokumenten, gibt Empfehlungen und hilft, Prozesse zu optimieren. Sie durchsucht alle SharePoint-Datenbanken, filtert relevante Informationen heraus und erstellt in Sekundenschnelle Berichte oder Zusammenfassungen. So können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren – die Beratung Ihrer Klienten.

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Warum SharePoint mehr ist als ein Datenspeicher

1. Integration mit Microsoft Teams: Ob Besprechungen, Chats oder Dateifreigaben – Teams und SharePoint arbeiten nahtlos zusammen. Das sorgt für reibungslose Kommunikation.
2. Automatisierte Workflows: Mit Power Automate laufen Prozesse wie Freigaben oder Erinnerungen automatisch ab, sodass keine Aufgabe vergessen wird.
3. Onboarding leicht gemacht: Neue Mitarbeitende? Mit SharePoint erstellen Sie eine Blended Learning-Plattform, die Wissen und Aufgaben perfekt kombiniert. Onboarding war noch nie so einfach.
4. Flexibel und sicher: DSGVO-konforme Speicherung und rollenbasierte Zugriffsrechte garantieren, dass Ihre Daten geschützt sind.
5. Motivation durch Unternehmenskultur: Fotos von Events, News und Erfolge können direkt auf SharePoint geteilt werden. Das stärkt den Teamgeist.

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Aber Achtung: SharePoint braucht Regeln

Damit SharePoint wirklich funktioniert, gibt es ein paar goldene Regeln:

• Investieren Sie Zeit in die Planung und Strukturierung Ihres Intranets.
• Beauftragen Sie eine oder mehrere Personen mit der Pflege und Kuratierung der Inhalte.
• Schulung: Mitarbeitende müssen wissen, wie sie SharePoint nutzen – und warum es ihnen das Leben erleichtert.
• Optik zählt: Nutzen Sie ansprechende Bilder und Designs, die das Tool auch optisch zu einem Highlight machen.
• Regelmäßige Updates und Ausmistaktionen verhindern Datenwildwuchs.

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Mein Tipp zum Schluss

Wissen ist das wertvollste Gut Ihrer Kanzlei. Mit SharePoint machen Sie es für alle zugänglich und nutzbar. Ihre Mitarbeitenden werden SharePoint lieben (okay, zumindest nach der Eingewöhnungsphase). Ich verspreche Ihnen: Der Umstieg lohnt sich. Sie werden sich nur fragen, warum Sie nicht schon früher umgestiegen sind.

P.S.: Sie möchten wissen, wie der Umstieg auf SharePoint gemeistert werden kann? Oder haben konkrete Fragen zu SharePoint? Lassen Sie uns ins Gespräch kommen – ich freue mich darauf!

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Kleiner Bonus: Die häufigsten Fragen aus der Praxis

• "Ist das nicht zu kompliziert für uns?" – Nein! Mit der richtigen Begleitung schafft das jedes Team.
• "Was ist mit unseren bestehenden Dokumenten?" – Die nehmen wir natürlich mit!
• "Und die Datensicherheit?" – SharePoint erfüllt alle DSGVO-Anforderungen.