Hand aufs Herz: Wie oft haben Sie schon gedacht "Hätten wir das doch gleich zu Beginn geklärt!" Genau hier setze ich an. Nach knapp 20 Jahren Erfahrung in der Steuerberatung weiß ich: Die Mandatsannahme ist weit mehr als nur Formalität – sie ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen, langfristigen Zusammenarbeit.
Kennen Sie das? Verträge werden mal mündlich, mal schriftlich geschlossen. Vereinbarungen landen irgendwo in Ordnern oder E-Mails. Und wenn's dann ans Abrechnen geht, sucht man verzweifelt nach den getroffenen Absprachen. Das muss nicht sein!
Die digitale Transformation macht auch vor der Mandatsannahme nicht halt. Und das ist gut so! Denn hier bieten sich enorme Chancen, den gesamten Prozess nicht nur effizienter, sondern auch angenehmer für alle Beteiligten zu gestalten.
Gleich zu Beginn zeigt sich, ob eine Kanzlei modern aufgestellt ist. Digitale Terminvereinbarung und Online-Stammdatenerfassung sind hier keine Kür mehr, sondern Pflicht. Mein Tipp: Nutzen Sie professionelle Tools wie Microsoft Bookings oder Calendly – aber achten Sie auf die nahtlose Integration in Ihre Kanzleisoftware. Zeit, die Sie hier in die Automatisierung investieren, sparen Sie später vielfach ein.
Die sorgfältige Vorprüfung ist keine lästige Pflicht, sondern Ihr Schutzschild. Hier entscheidet sich, ob die Chemie stimmt und ob Sie dem potenziellen Klienten wirklich den optimalen Service bieten können. Ein klarer, dokumentierter Prozess hilft dabei, nichts zu übersehen.
Besonders wichtig: Ein strukturiertes, transparentes Angebot. Vergessen Sie die Zeit der "schnell zusammengestellten" Angebote. Professionelle Bausteine, die alle relevanten Aspekte der Zusammenarbeit abdecken, sind der Standard. Damit schaffen Sie von Anfang an Klarheit über Leistungen, Preise und Zusatzservices.
Hier trennt sich die Spreu vom Weizen: Der Setup-Prozess, sei es für die Buchhaltung oder die Personalverrechnung, ist der entscheidende Moment für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Meine Erfahrung zeigt: Investieren Sie hier Zeit – es zahlt sich mehrfach aus.
Konkret empfehle ich dedizierte Setup-Workshops:
Diese Workshops sind nicht nur eine zusätzliche Einnahmequelle für Ihre Kanzlei, sondern der Grundstein für eine vertrauensvolle, effiziente Zusammenarbeit. Sie signalisieren von Anfang an: Wir nehmen Ihre individuellen Bedürfnisse ernst und investieren in den gemeinsamen Erfolg.
Lassen Sie uns ehrlich sein: Im Jahr 2025 können wir uns keine analogen Klienten mehr leisten. Aber keine Sorge – der Weg zur Digitalisierung muss nicht steinig sein. Im Gegenteil: Die Mandatsannahme ist der perfekte Moment, um gemeinsam mit den Klienten die digitale Transformation anzugehen.
Wissen Sie, wer der heimliche Star der Mandatsannahme ist? Ihre Assistenz! Ein gut eingespieltes Back Office koordiniert, dokumentiert und sorgt dafür, dass keine Information verloren geht. Sie sind die wichtigste Schnittstelle zu allen Prozessen – von der ersten Anfrage bis zum erfolgreichen Onboarding.
Transparenz ist alles. Von Anfang an muss klar sein:
Diese Punkte gehören nicht nur besprochen, sondern auch dokumentiert – am besten zentral im CRM-System oder DMS.
Ein professionelles Begrüßungsschreiben ist Ihre Visitenkarte und der Start Ihrer Kommunikation. Hier legen Sie den Grundstein für alle wichtigen Prozesse:
Das Schreiben sollte nicht nur informativ sein, sondern auch Ihre Wertschätzung für das entgegengebrachte Vertrauen zum Ausdruck bringen.
Nach 4-6 Wochen ist der perfekte Zeitpunkt für ein Feedback-Gespräch. Fragen Sie aktiv nach: Was läuft gut? Wo hakt es noch? Die ehrlichsten Indikatoren sind übrigens zufriedene Mitarbeiter:innen und ein eingehaltenes Honorar.
Eine strukturierte, digitale Mandatsannahme ist kein Luxus – sie ist die Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Investieren Sie Zeit in diesen Prozess. Es zahlt sich aus – durch effizientere Abläufe, zufriedenere Klienten und nicht zuletzt durch mehr Freude an der Arbeit.
Übrigens: Wenn Sie Unterstützung bei der Optimierung Ihrer Mandatsannahme brauchen – ich helfe Ihnen gerne dabei, Ihre Prozesse zukunftsfähig aufzustellen. Denn nichts ist befriedigender, als wenn am Ende alle sagen können: "Wenn's läuft, dann läuft's!"
